거래 계약서 작성 방법과 주요 체크 포인트 5가지

거래 계약서 작성은 생각보다 까다로운 일입니다. 특히 중소기업에게 있어 거래 계약은 비즈니스의 핵심이자 법적 분쟁의 주요 원인이 되곤 합니다. 계약서는 단순히 거래 내용을 기록하는 것이 아니라 양 당사자의 권리와 의무를 명확히 하고 향후 분쟁 발생 시 중요한 근거 자료가 됩니다. 특히 영세한 중소기업일수록 계약서 작성에 익숙하지 않아 불리한 조건으로 계약을 체결하거나 불명확한 계약 내용으로 인해 손실을 입는 경우가 많습니다. 이에 이번 글에서는 중소기업이 안전하고 건전한 거래를 위해 계약서 작성 시 꼭 확인해야 할 체크 포인트를 알아보고자 합니다.

거래 계약서의 시작, 계약의 주체와 목적 명시

계약서의 첫머리에는 계약 당사자의 정보와 계약의 목적을 명확히 기재해야 합니다. 개인사업자의 경우 사업자등록증상 상호명과 대표자 성명, 사업장 주소 등을, 법인사업자의 경우 법인등기부등본상 법인명과 대표이사 성명, 주소 등을 정확히 기입합니다. 또한 계약의 목적, 즉 거래하려는 제품이나 서비스의 내용을 구체적으로 명시합니다. 단가, 수량, 품질, 납기일 등 거래 조건과 함께 제품의 사양이나 용역의 범위 등을 상세히 기술하여 이후 납품 과정에서의 분쟁 소지를 없애야 합니다. 가급적 계약 물품을 식별할 수 있는 객관적 기준을 적시하고, 별첨 자료를 활용하는 것도 좋습니다.

대금 지급 조건과 방법

거래 계약서에서 가장 민감한 부분은 바로 대금 지급과 관련된 조항입니다. 대금 지급 시기와 방법, 지연 시 손해배상 기준 등을 명확히 규정하여 향후 분쟁의 여지를 차단해야 합니다. 특히 하도급 거래에서는 대금 지급 기일을 확정일로 명기하거나, 법정 지급 기일인 ‘목적물 수령일로부터 60일 이내’를 벗어나지 않도록 주의가 필요합니다. 또한 어음 발행이나 환어음 지급 등 대금 지급 수단에 대해서도 구체적으로 명시하는 것이 좋습니다. 만약 어음 만기일이 법정 지급 기일을 초과한다면 초과 기간에 대한 어음 할인료를 수취하는 조건을 반드시 포함해야 합니다. 이 밖에도 물품 공급이나 용역 제공 전 계약금을 수령하는 조건, 납품 단계별 분할 지급 조건 등을 적절히 반영할 필요가 있습니다.

검사와 인수의 기준

계약 이행 과정에서 빈번히 발생하는 분쟁 유형이 바로 납품 물품의 하자나 용역 결과물의 미흡에 관한 것입니다. 이는 애초에 계약서상 검사 및 인수 기준이 모호하거나 납품 과정에서의 의사소통 부족에서 비롯되는 경우가 많습니다. 따라서 계약서에는 객관적이고 구체적인 검사 방법과 합격 기준을 명시하여 납품 및 인수 과정에서의 혼선을 예방해야 합니다. 예컨대 제품 검사 방식, 검사 합격 여부 통지 기한, 하자 발견 시 조치 사항 등을 구체적으로 적시하고 하자에 대한 양 당사자의 책임 범위도 명확히 구분해 둘 필요가 있습니다. 아울러 성능 테스트나 시운전 조건 등을 계약서에 포함해 객관적 평가 기준을 마련하는 것도 좋습니다.

기밀 유지와 지식재산권 조항

중소기업에게 기술과 노하우는 생명과도 같은 자산입니다. 따라서 거래 과정에서 상대방에게 제공하는 정보와 자료에 대해서는 반드시 기밀 유지 조항을 계약서에 포함시켜야 합니다. 단순히 포괄적인 수준이 아니라, 구체적인 기밀 정보의 범위와 형식을 특정하고 제3자 제공 금지 의무, 위반 시 배상 책임 등을 명시해야 향후 영업비밀 침해 분쟁에 대응할 수 있습니다. 또한 공동 개발이나 위탁 개발 계약의 경우 지식재산권의 귀속 주체와 활용 범위를 명확히 규정해야 합니다. 계약의 결과물에 대한 특허권, 저작권 등의 권리 귀속과 향후 사업화 과정에서의 실시권 허여 조건 등을 구체적으로 협의하여 계약서에 반영하는 것이 바람직합니다.

불가항력 상황과 계약 해제

계약 이행 도중 천재지변이나 전쟁, 파업 등 불가항력 상황이 발생할 경우에 대비한 조항도 반드시 포함되어야 합니다. 불가항력 상황의 정의와 범위, 계약 당사자의 책임 면제 요건, 통지 의무 등을 명시하여 향후 분쟁의 소지를 없애야 합니다. 불가항력 조항을 적절히 반영함으로써 예기치 못한 리스크 발생 시 손실을 최소화할 수 있습니다. 한편 계약 불이행이나 해제 사유 발생 시를 대비하여 손해배상 범위와 계약금 몰취, 해제 절차 등에 관한 내용도 꼼꼼히 점검해야 합니다. 특히 중소기업의 경우 거래처에 대한 의존도가 높아 거래 중단이나 계약 해제 시 막대한 손실이 발생할 수 있는 만큼, 가급적 유리한 조건으로 계약 해제 조항을 설계하는 것이 좋습니다.

분쟁 해결 절차와 관할법원

계약 이행 과정에서 분쟁이 발생하더라도 신속하고 원만하게 해결할 수 있는 장치를 마련해 두는 것이 중요합니다. 협상, 조정, 중재, 소송 등 단계별 분쟁 해결 절차와 방법을 규정하고, 절차 개시 요건과 비용 부담에 관한 사항도 구체적으로 명시해야 합니다. 아울러 분쟁 발생 시 전속 관할법원을 지정해 두는 것도 좋습니다. 통상 계약 이행지나 피고 소재지 등을 관할법원으로 정하지만 중소기업의 접근성 등을 고려하여 유리한 법원을 선택하는 것이 바람직합니다. 관할 합의 조항을 둠으로써 향후 법적 대응의 편의성과 효율성을 높일 수 있습니다. 계약은 상호 신뢰를 바탕으로 한 약속이지만 이를 명문화한 계약서는 향후 발생 가능한 분쟁에 대비한 안전장치이기도 합니다. 그러나 영세한 중소기업에게 계약서 작성은 여전히 낯설고 부담스러운 영역입니다. 계약서 특수 용어나 관련 법령에 대한 이해가 부족하고 전문 인력과 비용 또한 넉넉지 않기 때문입니다. 이에 정부와 공공기관에서도 중소기업의 공정한 거래 환경 조성을 위해 각종 지원책을 마련하고 있습니다. 공정거래위원회의 중소기업 표준하도급계약서나 기업의 규모와 거래 특성을 고려한 업종별 표준계약서 등을 적극 활용하면 도움이 될 것입니다. 필요한 경우 기업지원플랫폼의 법률 자문이나 무료 법률구조 제도 등을 통해 변호사의 도움을 받는 것도 고려해 볼 만합니다.